Kravspecen är det mest underskattade dokumentet i en upphandling. Den avgör vad ni betalar långt mer än något förhandlingsknep, och den kostar ingenting att skriva ordentligt.
Varför kravspecen avgör priset
En städfirma kan bara prissätta det som står i underlaget. Beskriver ni “veckostädning av kontoret” får ni ett pris på precis det, och allt som inte nämns blir antingen ogjort eller en extra rad i efterhand. Beskriver ni rummen, frekvensen och momenten får ni offerter som går att jämföra, ofta från samma firmor och till helt andra tal.
Det är också därför två offerter på samma lokal kan se olika ut utan att någon är oärlig. De beskriver helt enkelt olika mycket arbete.
Så skriver ni kravspecen
Fem delar räcker långt.
- Lokaler: varje utrymme för sig, med golvmaterial och ungefärlig yta.
- Användning: hur många som arbetar där och hur många besökare som passerar en vanlig dag.
- Frekvens: per utrymme, inte för hela lokalen. Toaletter och pentry behöver oftast tätare intervall än resten.
- Moment: skriv ut dem. Toaletter, golv, kontaktytor, papperskorgar och glaspartier är exempel; ordet “städning” är det inte.
- Utföraren: F-skatt, ansvarsförsäkring, anställda och bakgrundskontrollerade medarbetare, och en namngiven kontaktperson.
Frågorna som avslöjar tillägg i efterhand
Ställ samma frågor till alla, och be om svaren skriftligt:
- Vad ingår inte i priset?
- Vad kostar tillvalen per gång, som fönsterputs, storstädning och golvvård?
- Vad händer om ett besök missas, och hur snabbt åtgärdas det?
- Hur sägs avtalet upp, och vad gäller för den sista månaden?
Så gör vi
Vi kommer ut och tittar, kostnadsfritt och utan förbindelse, och skriver ett förslag där momenten står utskrivna per utrymme. Ni får en fast kontaktperson och ett fast månadspris att budgetera efter. Mejla er kravspec till hello@properservice.se så svarar vi skriftligt på varje punkt, även om ni sedan väljer någon annan.
När den billigaste offerten är rätt
Har ni en liten lokal och bara behöver grunden gjord kan den billigaste offerten vara helt rätt. Välj den då, förutsatt att F-skatt, ansvarsförsäkring och momentlistan stämmer.
Det ni ska akta er för är i stället att betala för arbete ni inte märker. Tätare frekvens än lokalen behöver är den vanligaste onödiga posten i ett städavtal, och den som säljer den till er borde ha sagt det.
Vill ni jämföra på djupet finns tolv rader att titta efter i en städoffert.
Offert för kontor och företag, eller offert för trappstädning.
Checklista
- Börja med behovet, inte priset Beskriv lokalerna, hur de används och vilka tider ni vill ha städat innan ni frågar vad det kostar.
- Skriv vad, hur ofta och vem Moment, frekvens per utrymme och krav på utföraren. F-skatt, ansvarsförsäkring och bakgrundskontrollerade medarbetare hör hit.
- Skicka identiska underlag Samma kravspec och samma frågelista till alla, i samma format, så att svaren går att ställa mot varandra.
- Begär raderna, inte summan En offert med en klumpsumma går inte att jämföra. Be om momenten utskrivna per utrymme.
- Jämför efter svaren Den som svarar kort på frågorna om tillägg och uppsägning är oftast den dyraste i längden.
Vad du får räkna med
Vi städar kontorslandskap, klädbutiker och vårdkliniker i Halmstad. Hur lokalen ser ut påverkar både hur era medarbetare trivs och vad besökaren hinner tänka innan någon sagt hej. Kontorsstädning kostar 319 kr i timmen exklusive moms, och ni får ett fast månadspris efter ett kostnadsfritt platsbesök.
Vanliga frågor
Vad ska en kravspec för städning innehålla?
Lokaler och utrymmen var för sig, vilka golvmaterial som finns, hur många som använder lokalen, önskad frekvens, önskade tider, momenten i detalj och kraven på utföraren. Ju mer som står där, desto färre överraskningar i offerten och i vardagen.
Hur många offerter bör man hämta in?
Två till tre räcker. Det är kvaliteten på underlaget som avgör om jämförelsen blir rättvis, inte antalet svarande, och alla ska ändå få exakt samma kravspec.
Vilka frågor avslöjar tillägg i efterhand?
Fråga vad som inte ingår i priset, vad tillvalen kostar per gång, hur storstädning och fönsterputs hanteras, och vad en sen avbokning eller ändrade ytor kostar. Svaren ska skrivas in i avtalet, inte lämnas kvar i ett mejl.
Får ett företag eller en förening RUT-avdrag?
Nej. RUT gäller privatpersoner, så kontor, butiker och bostadsrättsföreningar får inget avdrag. För ett momsregistrerat företag är momsen i stället avdragsgill, så jämför alltid priser ex moms när ni ställer offerter mot varandra.
Hur snabbt kan en upphandling gå?
Så snabbt ni vill. Vi bokar ett kostnadsfritt platsbesök så snart det passar er, och offerten med fast månadspris har ni inom 24 timmar efter besöket. Sedan är det ni som bestämmer takten.
